Oh, ich bin ja schon nicht langsam, aber was ist denn nun los?
Audit… jetzt schon ein Audit? Habe doch noch gar nichts geschafft.. na ja habe ich schon, aber reicht denn das aus? Ich wollte ja nun nicht mit Pauken und Trompeten durch die Prüfung fallen…
Das werde ich nun noch einmal abchecken, bevor hier irgendetwas durchgeprüft wird. Sollten wir die 100 Tage zwischen erstem Kennenlernen und Zertifizierung schaffen? Daumen drücken!
Meine letzte Hausaufgabe war die Erarbeitung von Qualitätszielen für mein Unternehmen, also auch für die Beratungen bei Ihnen, liebe Kunden. Das war gar nicht leicht, denn ich schrieb stets von Zufriedenheit, Zuverlässigkeit, Erreichbarkeit, etc.. Das war aber für meinen Berater meiner Zertifizierungsfirma nicht ausreichend. Was wollte er sehen?
Der gute Mann wartete darauf, dass ich schrieb, wie erfolgreich ich werden wolle, wann ich welchen Umsatz erreichen wolle. Bedenken Sie, die Qualitätsziele stellen sich auch im Netz dar… .
Den Zahn musste ich ihm ziehen, denn in unserer Branche wird man nicht reich und ganz und gar nicht prangt in der Werbung, wieviel Umsatz man machen möchte. dafür ist dies nicht die richtige Landschaft, wir sind in der Pflege nicht an der Börse.
Beispiel: Eine Pflegedienstleitung verdient 3300 Euro monatlich für ca. 60 Wochenstunden, also 240 Arbeitsstunden im Monat. Und dann möchte sie mich als Unterstützung ansprechen und liest meine zu erreichenden Umsatzzahlen…. oh das geht gar nicht.
Dies haben wir nun anders geregelt, wir stellen die weichen Qualitätsfaktoren dar. Die sind der Pflege ähnlich, denn auch Sie können nicht damit hausieren gehen, welche Zahlen bei ihnen auf dem Papier stehen sollen.
Nun gehen wir allen Arztpraxen mit gutem Beispiel voran!
Wie ich darauf komme? Alle Arztpraxen sind nun verpflichtet, ein Qualitätsmanagement nachzuweisen.
Das hätte sich meine Hausarztpraxis sicher nicht gedacht, denn dieses Unterfangen ist nicht einfach.
Aber es bestärkt mich, in dieser Branche weiterhin vorne am Ball zu sein. Denn es gibt noch nicht viele Berater, die nachweislich ein Qualitätsmanagement vorweisen können. Das bedeutet, ich mache weiter. Auch, wenn mein Berater von HANSE Cert CONTOR nun meine AGB`s benötigt. Hilfe, die habe ich doch gar nicht…. Natürlich habe ich mir schnell welche erstellt, ist doch klar. Und sie werden nun auch nach Freigabe durch meinen Anwalt fleissig eingesetzt.
Ihr lieben neuen Kunden: In Zukunft erhaltet Sie von mir ein paar zusätzliche sehr seriöse Unterlagen. Die sind notwendig, wenn ich zertifiziert werden möchte. Bitte lesen Sie diese und machen Sie sich ein Bild, was auch Sie für eine Zertifizierung leisten müssten.
Also, einen Zahn muss ich Ihnen ziehen, wenn Sie sich und Ihre Einrichtung zertifizieren lassen möchten. Sie brauchen eine Menge Disziplin. Sie können nicht weiterwurschteln wie bisher. Und das sage ich Ihnen ja nun aus eigener Erfahrung.
Mein Berater von HANSE Cert CONTOR hat sicher nicht gewusst, dass ich so ein schwerer Fall bin. Er gibt mir Aufgaben, die ich zu erledigen habe. Er muss sich ein Bild über meine Tätigkeit (-en) machen und diese dann sinnvoll verschriftlichen.
Meine letzte Aufgabe bestand in der Erledigung, alle notwendigen Unterlagen von einer Anfrage bis zur Fertigstellung des Auftrags zu erstellen. Das habe ich getan und fühle mich dabei wie ein Schulkind. Nach der Abgabe sagt mein Berater mir dann, wo ich noch nachbessern muss.
Was habe ich eigentlich davon? Was hätten Sie davon? Ganz einfach:
Der Gesetzgeber verlangt von Ihnen ein professionelles Vorgehen in Sachen Qualitätsmanagement und eine kontinuierliche Verbesserung. Und unser aktuelles Hamburger “Heimgesetz” verdeutlicht dies noch einmal! Das ist daher der erste Schritt, denn was nicht geschrieben steht, ist auch nicht nachweisbar.
Und warum die Überschrift in Bezug auf die Disziplin? Die Antwort: Die erledigten Aufgaben und erstellten Unterlagen sind ab sofort zu benutzen. Dies setzt auch eine sehr gute Logistik voraus. Denn ich benötige die Unterlagen immer, wenn ich einen Auftrag annehme. Fazit: Mein Laptop dient ab sofort nur noch dem Zweck, meine Zertifizierungsabsichten umzusetzen und mit Leben zu füllen.
Genau, es muss ja noch nicht perfekt sein, ich möchte ja nur in 100 Tagen zertifiziert sein… so etwas wie ein pflegeweltlicher Branchenrekord!
Wir haben ja auch alle nicht so viel Zeit, oder?
Also nun habe ich meine Hausaufgaben erfüllt. Zu allen Schritten einer Auftragsannahme bis zur Zufriedenheitsbefragung sind nun alle Bögen fertig. Allerdings erst in der Version 0, denn sie müssen von meinen Mitarbeitern und mir ausprobiert werden. Danach erfahren Sie eine Optimierung.
Was habe ich erstellt?
Bin ich gut? Alle neuen Kunden dürfen sich nun über meine schöne Dokumentation freuen. Und wehe, mein Berater, Herr S. v. W. bricht nicht in entzücktes Lächeln aus… .
Stillstand bin ich nicht gewohnt, aber dass, was nun auf mich zukommt, übertrifft doch meine Erwartungen. Ich wollte doch nur eben dieses Zertifikat… 
Mein persönlicher Berater von HANSE Cert CONTOR hat mir gerade klar gemacht, dass sich meine Arbeitshaltung verändern muss, sonst wird es schwierig mit der Zertifizierung…. tja, was meint er damit?
Er meint, dass es nicht ausreicht, am Telefon nette Worte und eine Verabredung zu treffen, nein ich muss den Ablauf der Kundenanfrage bis zur Durchführung meines Beratungsauftrags notieren.
Und was bedeutet das für Sie als Pflegeeinrichtung, denn ich bin ja nur der Vorturner?
Jede Einrichtung, die sich wertschöpfend (nicht nur für das Siegel) zertifizieren lassen möchte, benötigt genaue Ablaufbeschreibungen z. B: von der Anfrage eines neuen Kunden bis zum Einzug. Dies ist ein wichtiger Prozess. In ambulanten Pflegeeinrichtungen wäre die die Anfrage eines Kunden bis zur Pflegeeaufnahme.
Dieser Prozess wird dokumentiert und im Handbuch aufgenommen, Dazu kommen natürlich die Dokumente, die Sie für jeden Schritt in diesem Ablauf benutzen.
Ihre Aufgabe wird es sein, die Stichworte zu liefern und die Aufgabe von HANSE Cert CONTOR ist die Darstellung desgleichen.
Danach folgt die nächste wichtige Ablaufbeschreibung.
Zur Erinnerung: Was ist bisher passiert:
1. Kontaktaufnahme zu HANSE Cert CONTOR mit dem Ziel der Zertifizierung meiner bescheidenen Firma
2. Füllen diverser zugesandter Unterlagen, um die Firma darzustellen, Kennzahlen zu ermitteln, Schwerpunkte zu finden, denn nicht alle skann schriftlich dargestellt werden
3. Besprechen der wichtigsten Abläufe und Skizzierung dieser
4. wir sind gespannt…
Schreiben Sie mir, wenn Sie Fragen haben, Ihre Anke Peters
Ach, wer hätte das gedacht. Nun habe ich mir immer so viel Mühe gegeben, wenig Papier zu produzieren und nun muss ich merken, dass ich nichts habe. Nichts ist vielleicht übertrieben, aber eben keine unnötigen Ordner.
Das wird sich wohl ändern müssen. Ich werde mir ein neues und überprüfbares Konzept ausdenken müssen. In Zukunft wird es ein Handbuch über meinen Betrieb geben.
Es ist doch eigentlich zum Lachen, denn das, was ich meinen Einrichtungen “verordne”, brauche ich nun auch selbst… Das bedeutet aber auch, dass es Pflegeeinrichtungen leichter haben, sich zertifizieren zu lassen, denn die haben schon die Grundlagen, ein Handbuch usw.
Zur Vorarbeit, dem Zeitaufwand. Es hat schon eine Zeitlang gedauert, bis ich die Unterlagen / Tabellen von HANSE Cert CONTOR ausgefüllt hatte. Natürlich ist mein Jürgen noch nicht mit allem einverstanden, das ist ja klar. Also weiterarbeiten und die Vorgänge und Unterlagen (erst mal gedanklich) umsortieren.
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